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5 Gründe warum Sie die elektronische Rechnung einführen sollten!

Geschrieben von Artjom Wismann am 01.08.18 17:18

Der Rechnungsprozess ist einer der wichtigsten und auch aufwendigsten Prozesse im Output sowie Input Management bei einem Unternehmen. Ein gedrucktes Dokument, wie z.B. eine Rechnung, erzeugt stets manuellen Aufwand und ist für beide Seiten recht zeit- und kostenintensiv. Immer weniger Kunden wünschen sich ein Rechnungsdokument in Papierform.

Die elektronische Rechnung hat Potenzial!


Die Zeit ist reif für den nächsten Schritt in der digitalen Transformation. Die technologischen als auch rechtlichen Gegebenheiten stellen gerade die passenden Weichen. Die elektronische Rechnung kann kommen!

Durch die zunehmende Digitalisierung werden stetig neue Schnittstellen zur automatisierten Verarbeitung geschaffen. Durch die Einführung einer elektronischen Rechnung kann dieser Prozess über den elektronischen Versand zum Kunden bis hin zur automatischen Eingangsverarbeitung komplett automatisiert und der Effizienzgrad erhöht werden.


In diesem Workflow steckt enorm viel Optimierungspotential und es ist jetzt der richtige Zeitpunkt dieses Potential zu erkennen und zu nutzen!

Dieser Blogbeitrag erläutert anhand von 5 Punkten, warum die elektronische Rechnung jetzt eingeführt werden muss. Er soll als Anregung dienen, die aktuellen Fakturierungs- und Rechnungsbearbeitungsprozesse zu überprüfen und zu überdenken!

1. Die Einführung der elektronischen Rechnung senkt die Prozesskosten beim Versender sowie beim Empfänger!

Die elektronische Rechnung beschleunigt die digitale Transformation im Debitoren und Kreditoren-Umfeld.


Die Studie Business Case E-Invoicing / E-Billing von Billentis zeigt, dass Ausgangsrechnungen in Papierform durchschnittliche Kosten in Höhe von 11,10 € verursachen. Die Kosten entstehen hauptsächlich beim Drucken, durch den Geldverkehr, im Forderungsmanagement, beim Archvieren, Kuvertieren, Frankieren und dem postalischen Versand.

Durch die Einführung einer elektronischen Rechnung und der vollständigen Automatisierung des Fakturierungsprozesses können Einsparungen von bis zu 59 Prozent (6,60 €) pro Rechnung erreicht werden. Hierbei ist man von Rechnungen mit durchschnittlich drei Seiten ausgegangen. In der Praxis sind die Rechnungen in den meisten Organisationen komplexer und umfangreicher!

Durch die notwendige Verarbeitung einer gedruckten Rechnung entstehen beim Rechnungsempfänger durchschnittliche Kosten in Höhe von ca. 17,60 € pro Rechnung. Diese Verarbeitungskosten hängen sehr stark von der Größe des Unternehmens, dem Input Volumen und dem Verarbeitungsablauf ab.
Die automatisierte Verarbeitung einer elektronischen Rechnung senkt die Kosten um ca. 64 Prozent (11,20 €) pro Rechnung.

Hierbei entstehen die hohen Kosten hauptsächlich durch die Prozessschritte: Posteingangsverarbeitung, Einscannen bzw. Digitalisieren, Dokumentenzuordnung, Verifizierung, formelle und sachliche Prüfung sowie Freigabe zur Zahlung.

Laut dem Bericht „Handlungsempfehlung zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung“ von der Goethe Universität und dem Bundesministerium des Inneren beträgt die durchschnittliche Verarbeitungszeit ca. 27 Minuten pro Rechnung.

 


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Durch eine Automatisierung dieser Schritte können sich enorme Einsparungsmöglichkeiten für beide Seiten ergeben.

Wie man an diesen Beispielen erkennen kann, fallen durch die Einführung der elektronischen Rechnung einige Prozessschritte weg und beschleunigen den Ablauf insgesamt. Die automatisiert verarbeitete Rechnung muss dann nur noch zur Zahlung freigeben werden.

Bei der Ausgangsseite wird die elektronische Rechnung direkt aus dem ERP bzw. Dokumenten Management System, auch Output Management System genannt, verschickt. Die Einbindung eines Druckdienstleisters ist nicht mehr notwendig!

Die Implementierung einer elektronischen Rechnung löst das Problem des erhöhten Kostendrucks sowie dem steigenden Abstimmungsaufwand bei der Verarbeitung und gewährleistet hohe Flexibilität und Zeiteffizienz.

2. Die Durchlaufzeit wird verkürzt und das Forderungsmanagement optimiert!

Durch die automatische Eingangs- und Ausgangsverarbeitung der elektronischen Rechnung fallen auf beiden Seiten viele Prozessschritte weg. Automatisierte Workflowlösungen garantieren kurze Durchlaufzeiten!

Durch die Implementierung von automatisierten Workflowlösungen, sowohl im Outbound-Prozess als auch im Inbound-Prozess, entstehen auf beiden Seiten kurze Durchlaufzeiten, die sich positiv auf die Rechnungsausgleichsdauer auswirken können. Hierbei profitieren der Rechnungsversender und auch der Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger kann Zahlungsbedingungen termin- bzw. fristgerecht ausnutzen, wie z.B. den Abzug von Skonto. Auf der anderen Seite verbessert dies die Liquidität vom Rechnungsversender, da die Rechnungen fristgerecht ausgeglichen werden.

Die Einführung einer elektronischen Rechnung kann darüber hinaus den Cash-Flow nachhaltig positiv beeinflussen und die Kapitalbindung entlang der Wertschöpfungskette reduzieren.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die Übermittlung von strukturierten Daten der elektronische Abgleich der Forderungen mit den Zahlungseingängen beim Rechnungsversender ebenfalls optimiert werden kann.

Der Rechnungsempfänger nutzt ganz einfach, die mit der Rechnung übermittelten strukturierten Daten für die Überweisung des Forderungsbetrages. Dadurch enthält der elektronische Kontoauszug die relevanten Zahlungsinformationen in strukturierter Form. Dies führt zu einer schnelleren und fehlerfreien Zahlungszuweisung beim Rechnungsversender. Hier liegt besonders das Augenmerk darauf, manuelle Fehler zu reduzieren und somit unnötige Kosten zu vermeiden, die durch Diskontinuitäten beim Austausch von Geschäftsdokumenten oder langwierige Abfertigungsprozesse entstehen.

3. Die elektronische Rechnung öffnet neue Türen für digitale Lieferketten und neue Geschäftsnetzwerke

Die elektronische Rechnung verändert nicht nur die internen Prozessabläufe eines Unternehmens, sondern auch die Art und Weise, wie das Unternehmen mit seinen Partnern kooperiert, mit seinen Kunden kommuniziert und in den Märkten zukünftig agiert. In einem digitalisierten und internationaleren Wettbewerb entscheidet nicht nur die Leistung und der Serviceumfang eines einzelnen Unternehmens, sondern das gesamte Netzwerk.

4. Die Bereitstellung einer elektronischen Rechnung wird ab 2020 Pflicht!

Das Europäische Parlament hat am 11. März 2014 die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Damit werden öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen ab 2018 verpflichtet!

Die EU-Direktive 204/55/EU muss bis November 2020 in nationales Gesetz überführt werden. Dem elektronischen Rechnungsaustausch gehört also die Zukunft!

5. Höhere Kundenakzeptanz und bessere Kundenbeziehung

Die Einführung einer elektronischen Rechnung schafft eine deutlich höhere Akzeptanz und die Chance zur Stärkung der Kundenbeziehung.

Die höhere Akzeptanz wird durch die Verwendung eines international anerkannten Rechnungsstandards, wie z.B. ZUGFeRD, gewährleistet. Eine Abstimmung über die Datenstruktur zwischen den Parteien ist in diesem Fall nicht notwendig.

Die kurzen Durchlaufzeiten, sowohl auf Eingangsseite als auch auf der Ausgangsseite, führen zu einer gewissen Zufriedenheit und stärken gleichzeitig die Beziehung. Denn von der Umstellung profitieren beide Seiten!

Fazit: Die Zeit ist reif für die elektronische Rechnung!

Die elektronische Rechnung und die damit verbundene Prozessautomatisierung könnte die Antwort sein auf die heutigen Herausforderungen im stetig wechselnden Marktumfeld. Sie ist die Schlüsselkomponente, um Kosten deutlich zu senken, das Working Capital zu verbessern und die Kosten elastischer zu gestalten!

Themen: Output Management

Geschrieben von Artjom Wismann
Artjom Wismann ist bei der QUANTO als Senior Consultant beschäftigt. Er berät Unternehmen aus verschiedensten Branchen im Bereich Customer Communication and Outputmanagement. Seine Schwerpunkte sind agiles Projektmanagement, Formularentwicklung mit StreamServe, StreamServe Schulungen und Workshops, Prozessanalyse und Testmanagement.
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