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5 Vorteile von Robotic Process Automation (RPA)

Geschrieben von Artjom Wismann am 06.03.19 12:39

Die 5 Vorteile von RPA!

Im ersten Teil zum Thema Robotic Process Automation, kurz RPA, ging es um die Frage: was RPA ist, welche Anwendungsgebiete es gibt, in welchen Branchen RPA eingesetzt wird und wie die Zukunft aussieht. Lesen Sie hier!

Heute möchten wir auf die fünf (wahrscheinlich) größten Vorteile einer Prozessautomatisierung eingehen.

Vorteil 1: Automatisierung

Der größte Vorteil der Robotic Process Automation liegt, wie der hintere Teil des Namens andeutet, in der Automatisierung.

Der Begriff Automatisierung kann für jeden Einzelnen, jeden Prozess, jede Branche und jedes Unternehmen etwas anderes bedeuten. Vereinfacht gesagt, kann man Automatisierung auch als Verbesserung von Prozessen mittels Technologie definieren.

Zum Beispiel für einen Mitarbeiter der Poststelle bedeutet Automatisierung womöglich die Vorsortierung und Weiterleitung der eingehenden Korrespondenzen. Für einen Vertriebsmitarbeiter ist die Automatisierung die routinemäßige Genehmigung von Reisekosten unterhalb eines bestimmten Betrags. Für den Archivar bedeutet das einen berührungslosen Prozess, wenn die Unterlagen des Unternehmens das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht haben.

Vorteil 2: Reduktion von Bearbeitungsfehlern

Indem einfache Verwaltungsprozesse ohne menschliches Eingreifen ablaufen, kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der manuellen Bearbeitung minimiert werden, wie zum Beispiel die falsche Eingabe von Daten oder der versehentliche Versand eines Dokuments oder die Verknüpfung eines Datensatzes mit der falschen Kunden- oder Herstellerdatei. Weiterhin kann auch das Anlegen von doppelten Datensätzen wie z.B. Kundenkonten ganz einfach vermieden werden.

Mithilfe von RPA lassen sich Bearbeitungsfehler verringern, da viele der zeitaufwendigen, manuellen Vorgänge überflüssig werden, die normalerweise bei der Dokumentenerfassung und der Identifizierung von Datensätzen erfolgen.

Vorteil 3: Senkung des Zeit-und Arbeitsaufwands mit RPA

Automatisierung bedeutet Produktivitäts-und Effizienzsteigerung. Maschinelles Lernen, sowohl überwacht als auch in Form künstlicher Intelligenz liegt der Robotics-Technologie zugrunde, die eine Automatisierung ermöglicht.

Es kann dadurch auf manuelle Vorgänge verzichtet werden und das Eingreifen von Mitarbeitern in Prozesse kann so beschleunigt werden.

Mit einer Robotic Process Automation (RPA) kann die Bearbeitungszeit einer Dokumentenerfassung um ca. 70% verringert werden. Gleichzeitig sinken die Lohnkosten um bis zu 50%.

Während der Mensch mehrere Minuten benötigt, um ein einzelnes Dokument zu prüfen, erfolgt derselbe Vorgang durch RPA in wenigen Sekunden. Dies bedeutet erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten.

Vorteil 4: Stärkere Compliance

Dank Prozessautomatisierung werden die Anforderungen an den Datenschutz sowie an die Aktenverwaltung, Absatzstrategien und die Rechnungslegung erfüllt.  Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien ist für alle Branchen ein Thema.

Die Systeme zur Durchsetzung der Compliance sind stark von manuellen Vorgängen abhängig.
Sobald einmal eine Prozessautomatisierung durchgeführt wurde, kann dieses Verfahren oder ein Workflow ohne Fehler oder Abweichung reproduziert werden.

Nehmen wir zum Beispiel die Anforderung der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO.
Gemäß DSGVO ist es erforderlich, digitale Kundendaten, die persönliche und private Informationen enthalten, durch Verschlüsselung zu schützen und als verknüpfte Datensätze kenntlich zu machen.
Durch den Einsatz von RPA bei der Erfassung und Verwaltung von unternehmenseigenen Inhalten werden Dokumente automatisch gekennzeichnet und jeder Vorgang wird protokolliert.

Vorteil 5: RPA verbessert den Kundenservice und erhöht die Kundenzufriedenheit

Häufig werden die nichtmonetären Vorteile der Prozessautomatisierung übersehen, wie der insgesamt bessere Kundenservice.

Nehmen wir zum Beispiel die Immobilienfinanzierung.  Ein Ehepaar beantragt eine Immobilienfinanzierung, um ein neues Haus oder eine neue Wohnung zu kaufen. Es füllt unzählige Antragsformulare aus, die dafür erforderlich sind und sendet diese Informationen an die Sparkasse oder Bank zurück.

Ohne Automatisierung muss die Sparkasse oder Bank die Dateien, elektronisch oder sogar noch in Papierform, manuell sortieren, die Daten der Antragsteller verifizieren, bestimmte angegebene Daten in die Systeme eingeben und dann alles auf Tippfehler oder übersehende Angaben im Antrag zu überprüfen.  Alle diese aufwendigen, eher anspruchslosen Tätigkeiten lassen sich automatisieren durch RPA.

Die Bearbeitung von Kreditanträgen lässt sich beschleunigen, indem der Zeitaufwand für die Dokumentenprozesse minimiert wird, durch den Verzicht auf manuelle Vorgänge beim Sortieren von Dokumenten, bei der Dateneingabe und der Überprüfung von Angaben.

Durch die Verknüpfung einer leistungsfähigen Erfassungs-Plattform mit einem RPA-System werden Dokumentenprozesse noch intelligenter und damit zu einer echten automatisierten Lösung.
Die schnellere Bewilligung von Krediten führt zu höherer Kundenzufriedenheit, stärkerer Kundenbindung und einem insgesamt besseren Kundenservice.

 

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Fazit

Der richtige Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in Ihrem Unternehmen bietet enormes Potenzial und schafft eine echte Skalierbarkeit für Ihr bisheriges Geschäftsmodell.

Weiterhin sind Ihre Mitarbeiter motivierter, da sie für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden. Denn dies hat einen positiven Effekt auf die bestehenden Prozesse, da die Effizienz sowie Arbeitsqualität um ein vielfaches steigt.

Sie erhalten eine 100%ige Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit im Prozessblauf und können so die stetig steigenden Anforderungen an Governance & Compliance erfüllen.

Mit einer robotergestützten Automatisierung haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Ihre Kundenzufriedenheit mittels beschleunigten Durchlaufzeiten und einer 24/7 Verfügbarkeit zu erhöhen.

RPA ist definitiv kein Hype-Thema und sollte beim Aufsetzen von Digitalisierungsprojekten ernsthaft in Betracht gezogen werden.

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Geschrieben von Artjom Wismann
Artjom Wismann ist bei der QUANTO als Senior Consultant beschäftigt. Er berät Unternehmen aus den Branchen Energiewirtschaft und Versicherung im Bereich Outputmanagement und Robotic-Process-Automation (RPA). Seine Schwerpunkte sind agiles Projektmanagement, Formularentwicklung mit StreamServe, StreamServe Architektur-Beratung, Requirements Engineering, Business Analyse und Bot Entwicklung.
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