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So richten Sie einen StreamServe Email Output Connector ein!

Geschrieben von Artjom Wismann am 01.08.18 16:39

Das automatische Versenden von digitalen Dokumenten per Email ist in StreamServe von OpenText ganz einfach. In diesem Beitrag finden Sie einen Anleitung, wie Sie einen entsprechenden StreamServe Email Output Connector in einem bestehenden StreamServe Projekt in wenigen Schritten einrichten.

Warum ist das Versenden von Dokumenten per Email so relevant heutzutage?

Der Austausch von elektronischen Dokumenten z.B. im Format PDF per Email ist gängiger Standard heutzutage und kaum aus unserer täglichen Arbeit wegzudenken. Das Verschicken einer PDF per Email ist komfortabler, effizienter und reduziert die unnötige Verschwendung von Papier.

Durch die zunehmende Digitalisierung ist das Ausdrucken von Dokumenten nicht immer notwendig bzw. von den Kunden nicht mehr gewünscht. Denn ein gedrucktes Dokument erzeugt stets hohen manuellen Aufwand. Durch den Versand von digitalen Dokumenten wie z.B. per Email können Prozesse automatisiert werden, so dass der Prozessschritt "Druckausgabe" komplett wegfällt.

Die Nutzung eines StreamServe Email Output Connector's sichert dem Unternehmen eine gewisse Flexibilität aber auch Zeiteffizienz. Darüber hinaus löst es das Problem des erhöhten Kostendrucks sowie der steigenden Komplexität von Informationen.

Beispiele für Anwendungsfälle

Durch die Verwendung eines StreamServe Output Connector's besteht die Möglichkeit die aufbereiteten Dokumente, wie z.B. Bestellbestätigung, Angebote, Bank- und Adressänderungsschreiben, Infopostschreiben uvm., automatisch als Anhang per E-Mail zu versenden.

Sehr viele Kunden fordern bzw. erwarten inzwischen den Versand von Rechnungen im Format PDF. Auch mit Blick auf die Einführung der elektronische Rechnung (z.B. ZUGFeRD) ist die Einrichtung eines automatisieren Mail-Ausgangskanals unumgänglich, wenn man wettbewerbsfähig bleiben will.

Ganz gerne wird dieser Ausgangskanal auch in der Entwicklungsphase verwendet. Während der Formular- bzw. Layoutentwicklung wird ein Dokument mehrfach aufbereitet. Das Ergebnis kann dann ganz bequem als PDF per Email zugeschickt werden. Dadurch spart man Zeit und Papier.

Videoanleitung für das Einrichten eines StreamServe Email Output Connector's

In diesem kurzen Youtube-Video erfahren Sie, wie Sie in wenigen Schritten einen StreamServe E-Mail Outconnector einrichten.

Am Ende des Videos werden Sie in der Lage sein eigenständig in einem bestehenden StreamServe 5.6.2 Projekt einen Email Output Connector anzulegen und ein Dokument automatisch per Email zu verschicken.

Themen: Output Management

Geschrieben von Artjom Wismann
Artjom Wismann ist bei der QUANTO als Senior Consultant beschäftigt. Er berät Unternehmen aus verschiedensten Branchen im Bereich Customer Communication and Outputmanagement. Seine Schwerpunkte sind agiles Projektmanagement, Formularentwicklung mit StreamServe, StreamServe Schulungen und Workshops, Prozessanalyse und Testmanagement.
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