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Was ist RPA? Eine Einführung in die robotergestützte Prozessautomatisierung!

Geschrieben von Artjom Wismann am 15.02.19 16:06

Robotic

Unter Robotic Process Automation (kurz: RPA) versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Service-Roboter.

 

Diese Technologie ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben, die heute noch von Menschen ausgeführt werden.

Wichtig hierbei ist, dass RPA den Menschen nicht die Arbeit wegnimmt, sondern die Arbeitsqualität erhöht. Die Mitarbeiter werden von stupiden Routineaufgaben befreit und gewinnen dadurch mehr Freiraum für kreative und anspruchsvolle Aufgaben. Die Mitarbeiter sollen nicht mehr im Prozess arbeiten, sondern sie sollen in Zukunft am Prozess arbeiten und diese optimieren bzw überdenken.

Bei dieser Roboter gesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Software-Roboter, auch Bots genannt, die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.

Bots sind keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Fertigungsindustrie kennt, sondern es handelt sich vielmehr um Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen.

Welche Anwendungsgebiete gibt es für RPA?

Die Anwendungsgebiete für Robotic Process Automation (RPA) sind dabei so vielfältig wie die Prozesse selbst.

Überall dort, wo wiederholbare, vorhersagbare Interaktion stattfinden, kann RPA eingesetzt werden.

Das sind zum Beispiel:

  • Ausfüllen von Formularen
  • Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten
  • Durchführen von Berechnungen
  • Zugreifen auf Webseiten
  • Verarbeiten von Daten aus dem Internet
  • Zugreifen auf die Sozialen Medien
  • Öffnen von Emails und Verarbeitung von Anhängen

Welche Vorteile hat ein RPA Bot?

Ein Software-Roboter arbeitet Tag und Nacht an 365 Tagen im Jahr. Er macht keine Flüchtigkeitsfehler und vergisst keine Aufgaben und Schritte. Und er macht keine Rechenfehler, egal wie viele Kalkulationen notwendig sind.

Fehler in kundenorientierten Prozessen lassen sich so durch die Prozessautomatisierung verringern und die Kundenzufriedenheit steigern.

Darüber hinaus dokumentiert ein Software-Roboter (Bot) jeden seiner Schritte lückenlos.

Daraus entsteht eine:

Wirtschaftliche Rentabilität

RPA liefert durch die niedrigen Lizenzkosten im Vergleich zu den Personalkosten eine direkte Rentabilität.

Ein Bot kostet nur ein Drittel eines Vollzeit Angestellten. Hinzu kommt die reine Arbeitszeit, die ungefähr das Fünffache eines Vollzeit Angestellten beträgt. Gleichzeitig trägt RPA zu einer Verbesserung der Genauigkeit und einer höheren betrieblichen Flexibilität bei.

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Die Einführung einer Robotic Process Automation liegt einerseits an der Einfachheit der Benutzung. Zum anderen benötigt RPA keine teuren Investitionen in neue Plattformen.

Durch das Nachahmen von Benutzereingaben über die Benutzeroberfläche einer Anwendung entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle (kurz: API).

Meistens sind Prozesse in zwei bis sechs Wochen, also von der Planung bis zur Inbetriebnahme fertig. Einmal installiert, kommunizieren sie mit allen erforderlichen Systemen, holen Informationen ein und ändern die relevanten Daten.

Befreit Mitarbeiter von Routinearbeiten

Mit der Robotic Process Automation eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten, alltägliche Routineaktivitäten wie zum Beispiel die Pflege von Stammdaten, das Erstellen von Rechnungen oder die Bearbeitung von Kündigungen zu automatisieren.

Denn RPA kann sich wiederholende Dinge schneller und genauer erledigen als wir Menschen.

Dadurch setzt RPA die Mitarbeiter für andere Aufgaben frei, die menschliche Stärken erfordern, wie zum Beispiel emotionale Intelligenz, Argumentation und Urteilsvermögen.

Von Routinearbeiten befreit, können sich die Menschen wieder voll und ganz auf die Kunden oder andere Herausforderungen im Unternehmen konzentrieren.

In welchen Branchen wird RPA eingesetzt?

In erster Linie wird RPA im Finanzdienstleistungssektor eingesetzt. Denn ein wichtiger Bestandteil des Geschäfts von Banken und Versicherungen ist die Datenerfassung und Verarbeitung.

Im Versicherungsbereich zum Beispiel gibt es eine ganze Reihe von Aufgaben, die sich für eine Prozessautomatisierung anbieten würde:

  • Durchführung von Bonitätsprüfungen
  • Kontoführungsservice
  • Generierung von Verlängerungsprämien
  • Verwaltung von Policen
  • Aktualisierung der Kundendaten
  • Schadenbearbeitung
  • Zuordnung von Sachbearbeitern
  • Benachrichtigung der Schadenregulierer

Weitere Branchen können sein:

Energiewirtschaft

Der Einsatz von Software-Robotern verbessert die Prozesseffizienz und erreicht eine höhere Transparenz. Energieunternehmen profitieren auch durch eine höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit. Konkret können Bots die Verarbeitung von Zählerdaten, Tarifanpassungen und -wechsel von Endkunden und die Neukundenaufnahme übernehmen.

Gesundheitswesen

Die Prozessautomatisierung im Gesundheitswesen entlastet vor allem durch eine Automatisierung von Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen.

Ärzte und Pflegepersonal haben wieder mehr Zeit sich um die Patienten zu kümmern, da der Software-Roboter sie von immer wiederkehrenden, personalaufwendigen Verwaltungsaufgaben befreit. Durch den Einsatz von Bots können Patientendaten schneller und vollständiger analysiert und ausgewertet werden, wodurch die ärztliche Betreuung verbessert wird.

Telekommunikation

Auch im Bereich Telekommunikation können Unternehmen durch die Unterstützung von Robotic Process Automation (RPA) standardisierte Abläufe im Kundenservice automatisieren und damit effizienter gestalten. So lassen sich die Neukundenaufnahme und das Bestellmanagement automatisieren.

So haben die Mitarbeiter in der Kundenbetreuung mehr Zeit für ein persönliches Gespräch mit dem Kunden. Außerdem sind Bots in der Lage, standardisierte, wiederkehrende Kundenanfragen automatisch zu beantworten oder Messungen bei einer Störung des Telefonanschlusses vorzunehmen.

Transport & Logistik

Geschäftsprozesse in der Transport und Logistik-Branche sind sehr stark von Backoffice-Aktivitäten abhängig. Dazu gehören zum Beispiel das Erfassen von Aufträgen, die Aktualisierung von Kundendetails auf Webportalen und die Planung einer Lieferung.

Darüber hinaus lässt sich der Zugriff auf Daten von Speditionen, Frachtführern und Logistikpartnern automatisieren.

Generell werden durch den Einsatz von Bots die Kerngeschäftsprozesse effizient, was zu einer höheren Betriebseffizienz führt.

Robotic Process Automation

 

Wie sieht die Zukunft von RPA aus?

Robotic Process Automation (RPA) ist einfach skalierbar, prozessunabhängig und in fast allen Branchen und Unternehmensbereichen anwendbar.

Vor allem Finanzdienstleister und Banken, Versorgungsindustrien und Telekommunikation, Einzelhandel und Gewerbe sowie Gesundheitswesen werden durch den Einsatz von RPA die Treiber einer rasanten digitalen Entwicklung sein.

Zum anderen liefert RPA der künstlichen Intelligenz die notwendigen Daten, um den Menschen zuverlässige Entscheidungshilfen nach dem Best-Practice-Modell an die Hand zu geben.

Experten von Gartner schätzen, dass der weltweite Umsatz mit RPA-Software und Services von 680 Millionen Dollar in 2018 bis 2022 auf über 2,4 Milliarden Dollar anwächst.

Themen: Robotic Process Automation, Automation, Automatisierung, RPA

Geschrieben von Artjom Wismann
Artjom Wismann ist bei der QUANTO als Senior Consultant beschäftigt. Er berät Unternehmen aus den Branchen Energiewirtschaft und Versicherung im Bereich Outputmanagement und Robotic-Process-Automation (RPA). Seine Schwerpunkte sind agiles Projektmanagement, Formularentwicklung mit StreamServe, StreamServe Architektur-Beratung, Requirements Engineering, Business Analyse und Bot Entwicklung.
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